咨询行业里，我曾遇到一位工作能力强得惊人的领导。他同时掌管多个项目，轻轻松松扛下常人近乎五倍的工作量，晚上八点来钟，一句「辛苦啦」就下班走人。想必他一定有什么专属的多任务攻略法吧。

带着这个念头观察下来，最后才搞明白——无论能力多强悍的人，其实根本没在做多任务处理。

取而代之的，其实是这两样功夫：「把多任务状态单任务化的技术」，以及「以单任务的状态一路做到底的专注力」**。

我也偷师学了这套方法，如今已用了七年多。现在一边当上班族、一边经营自己的公司，多个项目并行推进，却几乎不加班，工作得轻松自在。

1. 越是「多任务」的人，干的事越废效率

• 所谓多任务处理，就是同时或接连不断地做多件工作。边开会边开小差、顺手回邮件，也是一种多任务。
• 能搞定多任务的人，看着是不是很像做事很溜？其实恰恰相反。大脑根本没能力同时高效处理两件以上的工作。
• 开会时一边开小差、一边做资料，于是在「做资料 → 听会议 → 发邮件 → 发言 → 继续做资料」之间来回切换。每一次切换，都会产生白费功夫的「重新启动成本」，整体工作反而更慢。
• 因为开小差做资料时，会议内容根本没听进去。结果就是，突然被点名「某某某，你怎么看？」，只好支支吾吾地回答。发完言想接着做资料时，又得从「咦，我刚在干嘛来着？想到哪儿、想到啥了？」的回忆工作重新开始。人脑对这种「重新启动成本」，就是出奇地没辙。

2. 越是习惯「三心二意」，越不擅长任务切换

• 斯坦福大学 2009 年做过一个实验，把平时经常「三心二意」的人——边看电视边刷手机回邮件、同时更着社交网络——和不怎么干这种事的人做了对比。
• 屏幕上映出红色和蓝色的图形，指示「请只关注红色图形」。结果，平时越爱一心多用的人，越容易被蓝色图形（不该看的东西）吸引注意力，任务成绩也越差。「看到数字就答奇偶、看到字母就答元音还是辅音」的实验，也是同样的结果。
• 最有意思的是下面这个结果。原本以为「擅长多任务的人，切换任务应该也拿手吧」，实际恰恰相反——越是平时一心多用的人，从一件工作换到另一件工作时的效率越差。
• 人脑看似在同时处理好几件事，其实只是高速地在切换注意力而已。这种切换天天反复，大脑就会养成「总在四处找点什么」的毛病。就算想一门心思扎进一件事，也会被「还有没有别的更有意思的？」带偏注意力。
• 写了这么一大通，核心信息是：多任务处理是绝绝对不能碰的。

3. 能把多个项目稳稳转起来的人，到底在做什么

答案是「把多任务单任务化，然后一个不落地逐个干完」。不是把任务同时并行推进，而是火速地按顺序逐一解决。

具体来说，有两项技术特别厉害：技术① 是「把多任务单任务化，且排序时不让优先级脱节」；技术② 是「做某一项任务时，把其他任务彻底无视」。

4. 把多任务单任务化，排序时不脱节

别想着把好几个任务同时处理，要一个一个来。为此，必须先把任务的优先级排得清清楚楚。

所谓「把优先级排清楚」，就是像 1、2、3……这样不重复地编上号。排第 1 要动手的任务只能有 1 个，排第 2 要做的任务也只能有 1 个，绝不允许有并列。

排序的方法是下面 4 步：

4.1. 最先该优先的，是「必须拜托别人的任务」

一开始要做的，是那种必须把球传给别人才算完的任务。因为球只要还捏在自己手里，那项任务的进度就完全卡住了。

「自己不去拜托就推不动的事」、「自己做完的成果要给别人接着往下用的东西」，这些都要排在最前面优先处理。

4.2. 第二该优先的，是「10 分钟以内能收尾的任务」

动手 10 分钟之内就能了结的任务，当场痛痛快快处理掉吧。因为还没处理的任务一旦越积越多，会反过来干扰你的专注力。

这个现象叫作「蔡格尼克效应」。人脑对已经结束的事记得没那么牢，反而会死死记住那些还没做完的事。没干完的活儿一直挂在脑子角落里，哪怕你把注意力放到别的工作上，潜意识里也会老惦记着它。

所以，小杂事、短时间就能做完的活儿，赶紧解决掉、让心里轻松起来，这才是保持专注力的诀窍。

4.3. 第三该优先的，是「要花 3 个工作日以上的任务做拆解」

要花 3 个工作日以上，说明难度不低，搞不好实际工时还会超出预期。所以要拆解成「3 个工作日以内能做完的任务」的颗粒度。

之所以卡在「3 个工作日」这条线，是因为这是一个星期（5 个工作日）内发现不对劲、还来得及补救的最后期限。「这活儿一周内给我搞定哦」——这样的任务要是扔着不管，等到死线临近才动手，就会变成「操，这玩意儿根本搞不完啊」，直接 Game Over。

为了不变成那样，凡是拿到需要 3 个工作日以上的任务，就要优先动手统筹，把它拆成 3 个工作日以内能完事的颗粒度。要是觉得「这活儿看起来有点悬」，还能提前跟领导预警。

4.4. 最后，按截止日期从近到远动手

走到这一步，你手上排着的就是「不用马上拜托别人、工时在 10 分钟以上、3 个工作日以内」的任务了。接下来只要按截止日期从近到远，一个一个处理就好。

5. 做某一件任务时，把其他任务彻底无视

排好优先级之后，做某一件任务时，就把其他任务彻底无视。这说起来简单做起来难，因为在你专心做一项任务的当口，只要邮件、聊天软件的提醒一响，手一痒就想点开。

研究表明，在通信环境齐全的情况下，只要手机在手边，就会降低你工作时的认知能力。这是 2017 年发布的「Brain Drain（脑消耗）」研究。

实验里让 548 名大学生把手机放在「桌上」「口袋或包里」「别的房间」三个位置之一。全程静音、实验中禁止使用，换句话说就是没有通知、也没任何诱惑。然后让他们做「边记单词边运算」的题目，以及考验识破模式能力的题目。

结果是，放别的房间的小组表现最好，放口袋或包里的小组排第二，放桌上的小组分最低。人就是这么拿手机没辙的物种。

为了能彻底投入单任务，聊天软件的提醒我基本都是关掉的。

手机则收进房间里的包里。其实我挺想放到别的房间去，不过说不定会有保育园打电话来叫接孩子，只好作罢。

桌上除了必要的设备，任何会碍事的杂物都不放。做到这个份上，我才终于能全力以赴地专注在眼前这一件单任务上。

6. 小结

• 人脑从根本上就不擅长多任务处理。哪怕看起来像一心多用，其实不过是高速切换注意力，而每切换一次，大脑都要承受额外负担。
• 先把多任务单任务化。优先级排序是：① 必须拜托别人的任务、② 10 分钟以内能收尾的任务、③ 要花 3 个工作日以上的任务做拆解、④ 剩下的按截止日期从近到远。
• 再专注在单任务上，把其他任务彻底无视。关掉聊天和邮件的提醒，把手机从视线里拿开，桌上除了电脑之类啥也不放，把分心的因素统统排除掉。
• 只要机械地照这套流程走一遍，工作效率想必会有很大改观。